FAQ Automatisierung

RPA (Robotic Process Automation) ist eine Technologie, die es ermöglicht, zeitaufwendige und ineffiziente manuelle Prozesse zu automatisieren. RPA kann sowohl über Schnittstellen oder über die Oberfläche der einzelnen Systeme und Programme laufen. Durch RPA können Unternehmen wiederholende und manuelle Aufgaben automatisieren, wodurch sie Zeit und Ressourcen sparen und die Effizienz steigern können.

RPA kann verwendet werden, um viele Arten von Aufgaben zu automatisieren, einschließlich:

• Dateneingabe: Um große Mengen von Daten schnell und genau einzugeben.
• Datenverarbeitung: Um große Mengen von Daten schnell und genau zu verarbeiten.
• Repetitive Aufgaben: Um wiederkehrende Aufgaben zu übernehmen.
• Qualitätskontrolle: Um die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
• Kundenservice: Um Kundenanfragen und -beschwerden schnell und effektiv zu bearbeiten.
• Prozessoptimierung: Um bestehende Geschäftsprozesse zu optimieren und zu beschleunigen.

RPA-Software arbeitet, indem sie menschliche Interaktionen mit anderen Systemen aufzeichnet und diese Interaktionen dann automatisch wiederholt. Die Software kann auf verschiedene Weise eingesetzt werden, zum Beispiel indem sie Benutzeroberflächen von Anwendungen steuert, Daten aus verschiedenen Quellen abruft oder E-Mails bearbeitet.

RPA bietet viele Vorteile für Unternehmen, darunter:

• Zeit- und Kosteneinsparungen: RPA ermöglicht es Unternehmen, wiederholende und manuelle Aufgaben zu automatisieren, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führen kann.
• Steigerung der Effizienz: RPA kann die Genauigkeit und Geschwindigkeit von Prozessen erhöhen, indem sie menschliche Fehler eliminiert und die Arbeitsbelastung von Mitarbeitern verringert.
• Verbesserung der Qualität: RPA kann dazu beitragen, die Qualität von Prozessen zu verbessern, indem sie menschliche Fehler beseitigt und konsistente Ergebnisse liefert.

Die Technologien, die für RPA verwendet werden, umfassen in der Regel:

• OCR (Optical Character Recognition): OCR wird verwendet, um Text aus Bildern, PDF-Dateien und anderen Dokumenten zu extrahieren und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln.
• API (Application Programming Interface): API's werden verwendet, um die Kommunikation zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen zu ermöglichen.
• GUI (Graphical User Interface) -Automatisierung: GUI-Automatisierung wird verwendet, um Aufgaben auszuführen, indem man die Benutzeroberfläche von Anwendungen und Systemen automatisch steuert.
• Datenbank-Integration: RPA-Tools können verwendet werden, um Daten aus Datenbanken abzurufen und zu verarbeiten.

Es gibt einige Schritte, die Sie unternehmen können, um RPA (Robotic Process Automation) erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen:

• Setzen Sie sich Ziele: Zunächst sollten Sie sich klar machen, warum Sie RPA einführen möchten und welche Ziele Sie damit verfolgen. Dies könnte beispielsweise die Verbesserung der Effizienz, die Reduzierung von Fehlern oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit sein.

• Identifizieren Sie geeignete Prozesse: Suchen Sie nach Prozessen in Ihrem Unternehmen, die sich für die Automatisierung durch RPA eignen. Dies könnten wiederkehrende, manuelle Aufgaben sein, die sich gut strukturieren lassen und keine hohen kreativen oder strategischen Anforderungen stellen.

• Bilden Sie ein RPA-Team: Legen Sie ein Team zur Einführung von RPA in Ihrem Unternehmen fest, das aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und mit unterschiedlichen Fähigkeiten bestehen sollte.

• Machen Sie sich mit den Technologien vertraut: Informieren Sie sich über die verschiedenen Technologien, die für RPA verfügbar sind, und entscheiden Sie, welche am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

• Führen Sie ein Pilotprojekt durch: Starten Sie mit einem kleineren, einfacheren Prozess, um RPA in Ihrem Unternehmen zu testen. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Technologie kennenzulernen und mögliche Herausforderungen zu identifizieren, die bei der Einführung von RPA auftreten können.

• Erweitern Sie den Einsatz von RPA: Sobald Sie das Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie den Einsatz von RPA in Ihrem Unternehmen schrittweise erweitern und auf weitere Prozesse anwenden.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Einführung von RPA in Ihrem Unternehmen eine gute Kommunikation und Transparenz sicherstellen, damit alle Beteiligten auf dem Laufenden sind und die Vorteile von RPA verstehen. Es kann auch hilfreich sein, externe Beratung in Anspruch zu nehmen, um bei der Implementierung von RPA Unterstützung zu erhalten.

Einige Beispiele für Prozesse, die sich gut für RPA eignen, sind:

• Dateneingabe und -verarbeitung
• Rechnungsstellung und -verarbeitung
• Kundenanfragen und -beschwerden bearbeiten
• Dokumentenmanagement und -verarbeitung
• E-Mail- und Kalenderverwaltung
• Personalverwaltung und -abrechnung
• Berichterstellung und -analyse

RPA wird in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, darunter Finanzdienstleistungen, Einzelhandel, Gesundheitswesen, Fertigung und Logistik. RPA kann in fast jeder Branche verwendet werden, in der wiederholende und manuelle Aufgaben ausgeführt werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Effizienz zu steigern.

RPA kann dazu beitragen, die Nachhaltigkeit von Unternehmen zu verbessern, indem es dazu beiträgt, Prozesse effizienter und genauer zu gestalten. Einige mögliche Beispiele, wie RPA die Nachhaltigkeit von Unternehmen verbessern kann, sind:

• Reduktion von Papierverbrauch: RPA kann dazu beitragen, den Papierverbrauch zu reduzieren, indem es manuelle Papierprozesse automatisiert und digitale Systeme nutzt, um Dokumente zu speichern und zu verarbeiten.

• Energieeinsparung: RPA-Bots können rund um die Uhr arbeiten und müssen nicht wie menschliche Mitarbeiter Pausen einlegen. Dies kann dazu beitragen, den Energieverbrauch von Unternehmen zu reduzieren, da weniger Energie für die Beleuchtung und Klimatisierung von Büroräumen benötigt wird.

• Reduktion von CO2-Emissionen: RPA kann dazu beitragen, den CO2-Ausstoß von Unternehmen zu reduzieren, indem es manuelle Prozesse automatisiert, die möglicherweise mit dem Transport von Papierdokumenten verbunden ist.
• Verbesserte Genauigkeit: RPA kann dazu beitragen, die Genauigkeit von Prozessen zu verbessern, indem es menschliche Fehler beseitigt und sicherstellt, dass Prozesse korrekt und konsistent ausgeführt werden. Dies kann dazu beitragen, Ressourcen und Materialien zu sparen, die möglicherweise durch Fehler verschwendet werden.

Um sicherzustellen, dass RPA-Systeme sicher sind, gibt es einige Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können:

• Sicherheitsmaßnahmen im RPA-Software-Entwicklungsprozess: Es ist wichtig, dass RPA-Software von Anfang an mit Sicherheit entwickelt wird und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen enthält, wie beispielsweise Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
• Sicherheitsmaßnahmen bei der Implementierung: Beim Implementieren von RPA-Systemen sollten entsprechende Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, wie beispielsweise die Einrichtung von Firewalls und die Verwendung von Benutzerkonten und Passwörtern.
• Sicherheitsüberwachung und -kontrolle: Es ist wichtig, dass RPA-Systeme regelmäßig überwacht und kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass sie sicher bleiben und eventuelle Sicherheitsbedrohungen frühzeitig erkannt werden.
• Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitern: Es ist wichtig, dass Mitarbeiter, die mit RPA-Systemen arbeiten, entsprechend geschult und sensibilisiert werden, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Sicherheitsmaßnahmen beachten und entsprechende Vorsichtsmaßnahmen treffen.

RPA kann in bestehende IT-Systeme integriert werden, indem die RPA-Software so konfiguriert wird, dass sie auf die benötigten Daten und Systeme zugreifen kann. Dies kann entweder über API-Schnittstellen oder andere Integrationstechnologien erfolgen.

RPA kann wiederholende und manuelle Aufgaben automatisieren. RPA kann auch dazu beitragen, Arbeitsplätze zu schaffen, indem sie den Arbeitsaufwand reduziert und die Effizienz erhöht. In vielen Fällen werden Arbeitsplätze durch Automatisierung verändert.

Die Einstiegskosten für RPA (Robotic Process Automation) können sehr unterschiedlich sein und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, der Anzahl der zu automatisierenden Prozesse und der gewählten Technologie.

In der Regel gibt es zwei Hauptkostenkategorien bei der Einführung von RPA: die Lizenzkosten für die RPA-Software und die Kosten für die Implementierung und das Management der Software.

Die Lizenzkosten für RPA-Software können je nach Anbieter und Funktionalitäten sehr unterschiedlich sein. In der Regel gibt es verschiedene Preismodelle, wie beispielsweise einmalige Lizenzkosten oder abonnementbasierte Preise. Es kann sinnvoll sein, verschiedene Anbieter zu vergleichen, um das für Ihr Unternehmen passende Preismodell zu finden.

Die Kosten für die Implementierung und das Management von RPA-Software hängen von der Größe und Komplexität der zu automatisierenden Prozesse ab. In der Regel sind externe Beratung und Unterstützung bei der Einführung von RPA erforderlich, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

Es ist schwierig, genaue Kostenangaben zu machen, da die Einstiegskosten für RPA sehr von den individuellen Anforderungen und Bedürfnissen eines Unternehmens abhängen. Wir können Ihnen dabei helfen innerhalb kürzester Zeit herauszufinden, welche Kosten auf Sie zukommen und welche Einsparungen Sie erwarten können. Hierfür wenden wir unseren strukturierten Business Case-Rechner an, der sich in den vergangen fünf Jahren stetig weiterentwickelt hat. 

Der Return on Investment (ROI) bezieht sich auf den Nutzen, den eine Investition erzielt hat. Im Falle von RPA (Robotic Process Automation) kann der ROI durch die Einsparungen von Arbeitszeit und Kosten, die durch die Automatisierung von Prozessen erzielt werden, gemessen werden.

Es ist schwierig, pauschale Aussagen über die Dauer zu machen, in der ein ROI mit RPA erreicht wird, da dies von vielen Faktoren abhängt, wie beispielsweise der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, der Anzahl der zu automatisierenden Prozesse und der Höhe der Einsparungen, die durch die Automatisierung erzielt werden.

In der Regel lassen sich jedoch schnell Einsparungen durch die Automatisierung von wiederkehrenden, manuellen Aufgaben erzielen. Eine Studie von Deloitte hat gezeigt, dass der ROI von RPA in der Regel innerhalb von weniger als einem Jahr erreicht wird. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der ROI von RPA auch davon abhängen kann, wie schnell die Automatisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen implementiert wird.

Um den ROI von RPA in Ihrem Unternehmen zu bestimmen, empfiehlt es sich, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um die potenziellen Einsparungen durch die Automatisierung von Prozessen zu quantifizieren. Auf diese Weise können Sie den ROI von RPA genauer schätzen und sich ein besseres Bild davon machen, ob sich die Investition in RPA für Ihr Unternehmen lohnt.